Ficou impossível viver sem ele. Quem trabalha em frente a um computador sabe bem: o e-mail tornou-se uma ferramenta de comunicação indispensável para o dia-a-dia da empresa. De acordo com uma pesquisa realizada pela Federação e Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp/Ciesp) com 1.700 indústrias paulistas, 83% delas empregam o e-mail para as mais diferentes atividades ligadas a seus negócios. Pelo correio eletrônico circulam solicitações do chefe, relatórios de subordinados, comunicados da diretoria, contatos com clientes e fornecedores, contratações, decisões de compra e venda. Isso sem contar correntes e piadas dos amigos, cartões virtuais da namorada ou namorado, recadinhos dos pais e infindáveis propagandas indesejadas. Em algumas corporações, como o laboratório Novartis, o tráfego chega a mais de cinqüenta mensagens por funcionário a cada dia. E é bem provável que esse número continue crescendo com a disseminação da internet e o constante estímulo à utilização do correio eletrônico na comunicação empresarial. "As empresas incentivam o uso do e-mail, pois é mais eficaz, diminui o emprego de papel e agiliza o trabalho", explica Ricardo de Almeida Prado Xavier, presidente da consultoria Manager.

Com tal abundância de mensagens, não há quem não gaste tempo demais escrevendo respostas ou acabe perdendo informações importantes camufladas pelo lixo recebido. A informalidade do texto eletrônico e a facilidade de remeter dados criam ainda circunstâncias delicadas, com gafes e grosserias que poderiam ser evitadas com bom senso e atenção. É freqüente acontecer alguém, por distração, enviar mensagem à pessoa errada ou responder a mais gente do que deveria. O gerente de tecnologia da informação da Kaiser, Fernando Borges, já passou por isso. Ele foi vítima do erro de um colega, que, ao escrever um comentário sobre outro funcionário da empresa, acabou destinando-o para o próprio citado, e não para Borges. Algumas vezes o e-mail não é a forma ideal de se comunicar. Em casos assim, é melhor deixar de lado o computador e ir conversar pessoalmente.

Não é preciso grande esforço para perceber que enviar conteúdo pornográfico aos colegas ou armazenar fotos indecorosas na rede não é uma atitude digna. Retransmitir piadas e correntes e entupir a caixa postal alheia com bobagens sem importância também não é aceitável e certamente causará incômodo. Agora, quando se trata de escolher a maneira mais adequada para o tratamento que será dado a superiores, subordinados e clientes pela rede, é preciso muito discernimento a fim de evitar mancadas. A mensagem eletrônica é dinâmica e informal, portanto deve ser concisa, sem muita enrolação. É bom lembrar que a ausência de cerimônia não dispensa tratamentos de respeito e cortesia. Ao iniciar um texto, por exemplo, é de bom-tom referir-se sempre ao destinatário pelo nome, em vez de despejar direto as informações. Para despedir-se, ao final da redação, usar um "atenciosamente" ou "cordialmente", tradicionais de cartas e fax, é mais elegante. Deixe as abreviações e os "emoticons" (aqueles desenhos feitos com sinais gráficos para demonstrar emoções) para os colegas mais chegados e evite escrever em letras maiúsculas, que soam como se você estivesse gritando em vez de falar.

Para ajudar os funcionários a controlar sua caixa postal e inibir o abuso dessa ferramenta, as empresas estão investindo na formulação de regras e monitorando o uso do correio (veja um elenco de normas coletadas em diversas companhias no quadro ao lado). Além de bloquear sites inadequados, endereços de bate-papo, prática comum em quase todas as corporações, algumas companhias filtram o conteúdo das mensagens de seus funcionários, detectando conteúdos obscenos ou racistas, e até rastreiam destinatários ou emitentes específicos, analisando o que foi enviado ao concorrente, por exemplo. Para Xavier, da Manager, "as corporações não vêem com bons olhos a utilização do e-mail para contatos pessoais". Na Nestlé, onde circulam cerca de 500.000 e-mails por mês, todos os empregados assinam um termo de compromisso com normas e políticas, concordando em fazer uso do correio eletrônico somente com finalidade profissional. São informados também de que toda correspondência eletrônica pode ser monitorada. "As regras são muito claras: pornografia, piadas e correntes não são aceitas. Já houve inclusive casos de funcionários demitidos pela utilização imprópria do correio no ambiente profissional", afirma Roberto Canton, gerente de tecnologia da informação da Nestlé. Afinal, o e-mail popularizou a correspondência no ambiente de trabalho – cabe ao funcionário zelar por sua eficiência.

fonte: Revista Veja OnLine (Edição 1 673 - 1 de novembro de 2000)